La lettre recommandée électronique : la confiance à la puissance numérique

10/02/2022, publié par Sandrine-Laure Gysin
lettre recommandée électronique

En entreprise, la lettre recommandée électronique est en train de remplacer progressivement le recommandé papier dans de nombreux usages : échanges de documents réglementaires avec les clients, démarches de résiliation entre assureurs… La solution digitale présente des avantages évidents sur l’offre papier, notamment en matière de simplicité et de coûts. Pour être totalement convaincant, le recommandé électronique doit respecter un cadre juridique précis qui garantit la sécurité et la validité des échanges. Quand la révolution numérique s’écrit au présent et en recommandé.  

C’est déjà presque une pièce de musée et le témoignage d’une époque où régnait encore en maître le stylo à bille et le papier carbone ! Je parle de ce bordereau papier de couleur jaune, avec ses feuilles détachables, que chacun de nous a déjà complété à l’occasion de l’envoi d’une lettre recommandée.

Un exercice souvent périlleux qui nous demandait d’être particulièrement vigilants pour éviter les ratures ou ne pas sortir du cadre toujours trop étroit réservé à l’adresse du destinataire ! Ajoutons encore le coût de l’expédition de notre courrier recommandé papier qui ne laissait jamais de nous surprendre. En effet, outre l’archaïsme et la complexité du processus, le fait qu’il faille aussi se déplacer pour expédier le document, ce qui revient finalement le plus cher dans un recommandé papier, c’est l’affranchissement.

La lettre recommandée électronique s’affranchit des contraintes du papier

Avec la solution de lettre recommandée électronique, l’envoi et la réception de courrier se font, en quelques étapes simples, depuis un portail web ou une interface applicative pour les envois industriels. L’expéditeur télécharge ses documents. Le destinataire reçoit immédiatement une notification email (ou SMS), l’équivalent de l’avis de passage, et l’expéditeur la preuve de dépôt et de réception. Ces preuves de réception ont la même valeur juridique que les accusés de réception papier. Un dispositif d’authentification renforcé permet au destinataire de prendre connaissance de son courrier sans se déplacer.

L’option électronique surpasse le recommandé papier sur de nombreux points. Les correspondants n’ont plus à se déplacer ; ils accèdent à leur document immédiatement en ligne ; l’échange est sécurisé, horodaté et archivé. Par ailleurs, avec la lettre recommandée électronique on supprime l’affranchissement ainsi que les coûts cachés (papier, impression, temps passé à remplir la liasse…). On estime qu’un recommandé électronique coûte deux fois moins cher qu’un recommandé papier, rien que sur la partie affranchissement. Autre avantage du recommandé électronique sur la solution papier, c’est que l’on peut établir et prouver ce que contenait notre enveloppe numérique.

Pour prétendre à cette équivalence avec la lettre recommandée papier, la solution électronique doit respecter un cahier des charges et un cadre réglementaire précis. Le code des postes et des communications électroniques stipule ainsi que « l’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée, dès lors qu’il satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement européen eIDAS (Electronic IDentification Authentication and trust Services) ».

Une enveloppe de confiance numérique

Parce qu’aujourd’hui la dématérialisation des échanges de documents est une étape essentielle de l’efficacité et de la simplification des parcours client, les opérateurs de la relation client doivent aussi inscrire les solutions de lettres recommandées électroniques dans leurs processus opérationnels. Majorel s’est positionné très tôt avec une solution digitale, baptisée e-velop, une solution qualifiée eIDAS par l’ANSSI, l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, depuis janvier 2020, et  qui figure sur la trusted list de la commission européenne qui répertorie les PSCo, les prestataires de service de confiance.

Les enjeux immédiats relatifs à l’extension des usages de services électroniques de lettre recommandée portent sur la capacité des différents opérateurs à mettre en œuvre des dispositifs qui fluidifient et facilitent l’expérience utilisateur en garantissant un niveau de confiance et de sécurité extrêmement fort.